Projeto de sistema de documentação de instruções de trabalho para a Biblioteca Central Irmão José Otão da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul

Abstract

From the beginning of Brazilian service sector rebuilding process, the service organizations - which include universities and their academic libraries, seek to improve their processes, adopting efficient and effective tools, and thus obtain a competitive advantage. Libraries use to document all of the working instructions they carry out in their called "Service Manual", which when are available to everyone, becomes an important administrative tool. Currently (2008) each department of PUCRS Main Library has its own service manual, stored in different ways (paper archive, network drive) and produced in different ways (digital, print). This project aims to design an information system to improve the way are documented the services work instructions of PUCRS Main Library. The literature points out that it is possible to unify and systematize the methods of documentation of work instructions, through the adoption of an information system. The literature consulted covers topics such as Internet, development of Internet 2.0 systems, libraries intranet, work instructions, library services, system development methodologies and Unified Modeling Language(UML). Among the system development methodologies studied, the IBM's Rational Unified Process (RUP) was adopted, together with the UML notation. As research method the "Case Study Method" was adopted, which allowed the research of the phenomena in depth and in its real context. By applying in-depth interview techniques, direct observation and also documentary analysis, it was possible review and analyse the current Main Library situation. The documentation process of the work instructions was mapped, and its informational needs identified. Based on this analysis, a system modeling was created, validated through post-interaction with the each department coordinators, thus the objective proposed in the present study was met. (English)

A partir do início do processo de reformatação do setor de serviços no Brasil, as organizações prestadoras de serviço, nas quais se incluem as universidades e suas bibliotecas, buscam melhorar seus processos, adotando ferramentas eficientes e eficazes, e assim obter diferencial competitivo. As bibliotecas documentam todas as instruções de trabalho que executam no seu Manual de Serviços, que disponível a todos se torna uma importante ferramenta administrativa. Atualmente cada setor da PUCRS possui seu próprio manual de serviços, armazenado e produzido de maneiras diferentes. Esta proposta tem como objetivo projetar um sistema de informação para aprimorar a forma de documentação das instruções de trabalho dos serviços da Biblioteca Central da PUCRS. A literatura aponta que é possível unificar e sistematizar a forma de documentação das instruções de trabalho através da adoção de um sistema de informação. A literatura consultada abrange temas como Internet, desenvolvimento de sistemas para a Internet 2.0, intranet em bibliotecas, instruções de trabalho, metodologias de desenvolvimento de sistemas e UML. Dentre as metodologias de desenvolvimento de sistemas estudadas adotou-se o RUP, em conjunto com a notação UML. Para a realização da pesquisa adotou-se o método de estudo de caso, o qual permitiu a pesquisa dos fenômenos em profundidade e em seu contexto real. A partir da aplicação das técnicas de entrevista em profundidade, observação direta e análise documental, foi realizada a análise da situação da Biblioteca, mapeado o processo de documentação das instruções de trabalho e identificadas as suas necessidades informacionais. Com base nessa análise foi elaborada a modelagem do sistema, validada através de interação com os coordenadores setoriais, tendo sido atendido o objetivo proposto no presente trabalho (Portuguese).